Feestdagen instellen

Feestdagen voor de deur! Hoe trekt u met een gerust hart de deur dicht?

Dat is Simmpl! Stel in een handomdraai uw telefoon zó in zodat u zich even, zonder telefoniezorgen, aan de feestdagen kunt overgeven. Met de zekerheid dat uw klant weet waar hij aan toe is.

Hoe stelt u de telefooncentrale in voor de feestdagen?

  1. Bepaal wat er moet gebeuren: meldtekst, inspreken, emailnotificatie, …
  2. Afwezigheidsperiode instellen: maak een tijdsconditie aan voor uw vakantie.
  3. Meldtekst: spreek de juiste meldtekst in – zie ook onze meldtekstenbibliotheek*
  4. Pas uw belroute aan zodat uw feestdagenreces kan starten!

* zie de standaard meldteksten in uw bibliotheek of op de servicepagina:

Optie 1: ontvang een emailnotificatie van elk telefoontje tijdens uw afwezigheid
Optie 2: zet de afwezigheidsmelding zelf aan/uit met de Smartphone app Qaller
Optie 3: integreer een spoedoptie (keuzemenu met optie voor dringende zaken)

Wat uw wensen ook zijn: in deze technote nemen we u aan de hand. Laat u verrassen hoe Simmpl u dit instelt – en start de feestdagen met een gerust hart!

Bepaal wat er moet gebeuren

Start met een plan: u bent op vakantie / niet aan het werk, wat moet er gebeuren? In veel gevallen is een aparte vakantie-/feestdagenmeldtekst voldoende, naar wens mét of zonder inspreekoptie. Mogelijk wilt u de beller de mogelijkheid geven om een keuze te maken (keuzemenu) om te worden doorgeschakeld (bv. naar mobiel of naar een waarnemer).

Een prachtige optie van Simmpl is de emailnotificatie: ontvang een email met daarin het nummer van de beller. Met een helder plan voor ogen bent u in een paar minuten klaar!

Afwezigheidsperiode instellen

Start met het instellen van de tijdsperiode dat u er niet bent. U maakt een tijdsconditie, handig hiervoor is de tijdsconditie DATUM: selecteer jaar, maand, de individuele dagen en de start- en eindtijd.

Stap voor stap:

  1. Login; kies links [BELPLANNEN] en in het bovenmenu [TIJDSCONDITIES]
  2. Kies [+ TOEVOEGEN] om een tijdsconditie aan te maken en kies [DATUM].
  3. Geef uw tijdsconditie een naam. Selecteer vervolgens het jaar, maand, de individuele dagen en start- -en eindtijd van uw vakantie. Klik op [OPSLAAN] Gefeliciteerd! Uw tijdsconditie is nu aangemaakt! Deze doet nu nog niets; pas als u hem in uw belroute plaatst kunt u zorgen dat er in dit tijdsinterval de juiste dingen gebeuren.



Meldtekst inspreken

Een gemakkelijke manier om een kwalitatief goed geluidsbestand te maken is het inspreken van een voicemail op uw eigen voicemail. Ingesproken voicemailberichten komen als .mp3 geluidsbestand per email binnen; spreek in en een paar seconden later wordt uw meldtekst per email bij u afgeleverd! Sla dit bestand op uw computer op, op een plek waar u deze terug kunt vinden. Ze kunnen dan in de meldtekstenbibliotheek van de centrale worden geupload.

Heeft u geen voicemail? Maak op de telefooncentrale dan een voicemailbox aan en voeg deze in uw belroute toe; bel uw nummer, spreek in en haal de voicemail weer weg.

Pas uw belroute aan

  1. Login, klik links op [BELPLANNEN] en kies het belplan van het telefoonnummer dat u wilt instellen. De belroute wordt geopend.
  2. Links van het belplan vindt u de lijst met alle apps. Klik op [TIJDSCONDITIE] en sleep deze bovenaan in uw belplan, of in ieder geval BOVEN de normale acties.
  3. Er verschijnt een pop-up [TIJDCONDITIE]: kies via de dropdown de zojuist aangemaakte tijdsconditie. Klik dan op [OPSLAAN]: uw tijdsconditie zit nu in de belroute.
  4. In plaatsingskader [LEEG] kunt u nu een app plaatsen om de gewenste actie te laten plaatsvinden. Stel, u wilt een meldtekst plaatsen en dan de verbinding verbreken. Klik en sleep app [GELUID] naar kader [LEEG]. Klik op upload om uw meldtekst te uploaden en selecteer deze vervolgens in de bibliotheek. Kies opslaan. Klik en sleep app [HANG OP] en zet deze onder de meldtekst.
  5. BELANGRIJK: zorg dat de acties inspringen onder de tijdsconditie; dit betekent dat zij zich aan de tijdsconditie houden en niet BUITEN uw afwezigheidsperiode uitgevoerd worden.
  6. Klik ten slotte op [OPSLAAN] om alles vast te leggen.



Optie 1: ontvang een emailnotificatie van elk inkomend telefoontje

Handig! Met de email app kunt u instellen dat u een email krijgt van elk gesprek dat langskomt in de belroute: dit mailbericht komt gelijk na het gesprek.

Handig als u op vakantie bent, maar ook voor gesprekken die worden gemist tijdens normale werktijd, of buiten werktijd!

Sleep de email app in de belroute onder de tijdsconditie, voor of na de meldtekst en sla op.


Optie 2: zet het vakantieschema aan/uit met de smartphone app Qaller

Wilt u de flexibiliteit hebben om op elk gewenst moment te bepalen wanneer uw vakantieroute aan of uit is? Dat is mogelijk met de omleidings-app en Qaller, onze smartphone app.

Met de omleidings-app kunt u een schakelaar aan de belroute toevoegen. De schakelaar kunt u aan en uitzetten op de centrale, met een telefoontoestel en met Qaller, de smartphone app.

  1. Klik en sleep de omleidings-app naar de belroute: deze kan in plaats van de tijdsconditie komen. Zorg dat de gewenste acties onder de omleidings-app inspringen zodat zij zich aan de schakelaar (aan/uit) houden.
  2. Installeer Qaller (zie www.callvoip/telefonie/qaller) en zorg dat u beheerder bent. Swipe naar het belplan van uw telefoonnummer – onderaan de pagina vindt u de omleidingen en hier kunt u ze met één druk op de knop aan en uitzetten.

Optie 3: integreer een spoedoptie

Wenst u voor spoedeisende zaken tijdens uw afwezigheid de mogelijkheid te bieden om een keuze te maken en naar een ander nummer (mobiel of waarnemer) te worden doorverbonden?

Dat kan met het keuzemenu (NB: voor de keuzemenu-app geldt een meerprijs van 4 euro per maand). Maak een keuzemenu aan; plaats bij START de begroetingstekst waarin u de beller ook de keuze-optie noemt. Bij de gewenste keuze (bv. 1) zet u de doorverbinden app met het juiste spoednummer.

Uw vraag niet beantwoord?

Heeft u na het lezen van dit artikel nog vragen? Bel ons dan tijdens kantoor uren op 050 – 820 00 00, stuur ons een e-mail op support@callvoip.nl of stel uw vraag via onze chat.

Waarmee kunnen we je helpen?

{{ posts.title | markdownify }}