Tips voor slagend faxverkeer

Faxverkeer is voor veel gebruikers én aanbieders van telefonie-systemen een ouderwetse activiteit die nog nauwelijks wordt gebruikt. Echter, voor specifieke klantgroepen, o.a. in de juridische en zorgsector, is de fax vaak nog van belang. Daarom zijn wij trots dat Simmpl u een volledig digitale faxoplossing kan bieden waarmee u faxen digitaal ontvangt en verstuurt. Hieronder vindt u enkele tips die wellicht van pas komen om het gebruik van de faxmodule te optimaliseren.

Hoe werkt faxen op de Simmpl telefooncentrale?

Faxen ontvangen:

U ontvangt faxberichten als PDF document op één of meer emailadressen. Dit stelt u in op de Simmpl centrale > belplannen > Fax > kies uw faxbox en stel de permissies in.

Faxen versturen:

U verstuurt faxberichten door de fax als PDF-document uploaden in de faxverzendmodule. De faxverzendmodule vindt u in het gebruikerspaneel > fax > stuur fax

Tips voor het laten slagen van uw faxverkeer

  1. Geadviseerde faxgrootte: 10 pagina’s
    Hoe langer een fax, des te groter de kans dat er ergens op e rit een bitje of byte-je niet meewerkt en er geen finaal OK wordt bereikt. Met als gevolg: de faxtransactie wordt opnieuw gestart.
    Daarom ons advies: beperk het aantal pagina’s tot ongeveer 10 per faxsessie. Is uw fax langer, overweeg dan om meerdere faxen te sturen van elk max. 10 pagina’s.
  2. Geadviseerde PDF bestandsgrootte: max 8MB
    Hoe groter het PDF bestand, hoe zwaarder de transactie en hoe groter de foutkans. Wij adviseren om geen PDF-bestanden als fax te uploaden die groter zijn dan 8MB. Controleert u bij het uploaden of de transactie na het uploaden verder gaat en de faxverzending start. Zo niet, dan kan het een te groot bestand zijn.
  3. Naam van uw fax: geen rare tekens
    Computers reageren soms raar op vreemde tekens.
    Het advies is daarom om geen rare tekens te gebruiken in de naam van uw fax. Daarom liever geen accenten, trema’s, punten, komma’s of vraagtekens.
  4. Automatische herzending totdat het [OK] is… of mislukt
    Onze telefooncentrale probeert de fax met de beste kwaliteit te versturen. Als er maar even een kleine hapering is aan beide kanten kan dit zorgen voor een niet of niet volledig verstuurde fax. Komt de faxtransactie niet tot een succesvol einde, dan wordt de fax nogmaals verzonden, nu met andere codec-instellingen en een iets lagere kwaliteit…. De transactie wordt herhaald. Wordt er weer niet afgesloten met [succes] dan wordt nogmaals verzonden, etc.
    Hoe langer en zwaarder uw fax, des te groter de kans dat er geen [succes] afmelding komt en dat er vele herzendingen plaatsvinden. Het is raadzaam om in zo’n geval bij de andere partij te checken of er misschien een delen van het faxbericht zijn ontvangen….
  5. Print uw word-document naar PDF in gangbaar lettertype (bv Arial)
    Microsoft Office-pakketten bieden de optie om het bestand op te slaan als PDF.
    Deze PDF biedt een prima basis voor het versturen van uw bestand als fax.
    Echter: let u erop dat u in Word een gangbaar lettertype selecteert en er dan een PDF van maakt. Bij al te exotische fontsets die ook in de PDF zitten kan er een probleem met het versturen van faxen ontstaan.
    Het is ook mogelijk om het bestand als PDF te printen (ipv opslaan).
    Door te printen naar PDF is het PDF-bestand vaak gelijk van kleiner formaat.
  6. Bij veel faxverkeer - kies een analoge lijn
    Als u veel faxverkeer gebruikt en u bent hier in belangrijke mate van afhankelijk, overweegt u dan het gebruik van een KPN analoge lijn. Dit biedt de minste afhankelijkheden en de grootste kans van slagen…

Wij hebben er alle vertrouwen in dat uw faxverkeer met deze tips succesvol verloopt! Is dat niet het geval, laat u het ons gerust weten!

Team Callvoip

Uw vraag niet beantwoord?

Heeft u na het lezen van dit artikel nog vragen? Bel ons dan tijdens kantoor uren op 050 – 820 00 00, stuur ons een e-mail op support@callvoip.nl of stel uw vraag via onze chat.

Waarmee kunnen we je helpen?

{{ posts.title | markdownify }}