Gespreksopname handleiding

De Simmpl telefooncentrale biedt de mogelijkheid om gesprekken op te nemen.
Het opnemen van telefoongesprekken kan worden gebruikt uit oogpunt van:

  • Controle van klanttevredenheid
  • Training, opleiding en evaluatie
  • Wettelijke verplichtingen
  • Contractuele afspraken / SLA met een opdrachtgever

In deze handleiding leest u hoe u gespreksopname kunt inschakelen.
Als u gespreksopname gebruikt worden ook gesprekken opgenomen die u voert met de Qaller Smartphone App.

Aan het gebruik van gespreksopname zijn de volgende kosten verbonden:
Voor meer informatie en aanvragen kunt u contact opnemen met CallvoipTelefonie,
tel. 050 820 00 00.

Inschakelen gespreksopname voor een bestaande gebruiker

  1. Klik in de menubalk aan de linkerkant in het scherm op [instellingen]
  2. In de lijst [selecteer gebruikers] is het mogelijk om gebruikers te selecteren door op het plusje te klikken
  3. De toegevoegde gebruiker verschijnt in de linker kolom.
    Als default wordt gespreksopname-status [wanneer gewenst] geactiveerd
  4. Vervolgens is het mogelijk per gebruiker een gespreksopname-status te selecteren.
    Zie de lijst met gebruikers rechts in het scherm en druk op de opname-button:

Uitschakelen gespreksopname voor een bestaande gebruiker

Het uitschakelen van gesprekopname voor een medewerker doet u door de medewerker met het kruisje uit het overzicht te verwijderen.

Instellen gespreksopname voor bestaande gebruikers

Voor bestaande gebruikers kunt u de opname-functie ook in het gebruikersprofiel instellen. Ga in de menubalk naar de gebruikers, kies aan de rechterzijde het instellingsicoon om het gebruikersprofiel te openen en stel de gespreksopname drop-down naar uw wensen in, en kies [Opslaan] om de keuze vast te leggen:

  • Nooit: Bij deze optie worden er geen gesprekken opgenomen
  • Altijd: Alle gesprekken worden opgenomen voor de gekozen gebruikersaccount
  • Wanneer gewenst: Via een opgegeven code kan tijdens een gesprek de gespreksopname worden in en uitgeschakeld

Archivering van uw gespreksopnamen

Bij deze schuifbalk kunt u instellen hoelang u de gesprekken wilt bewaren. Dit kan vanaf 7 tot 180 dagen. De default bewaartijd-instelling is 7 dagen; u kunt dit zelf aanpassen.
Het is mogelijk om de bewaartermijn te wijzigen; deze geldt voor alle opgenomen gesprekken, ook gesprekken die u eerder al heeft opgenomen en waarvoor u toentertijd een andere bewaartermijn actief had. Als u de slider wijzigt, start de nieuwe bewaartermijn (bv. 30 dagen) met ingang van de dag van wijziging.

NB: de bewaartermijn heeft betrekking op de hoeveelheid dagen dat u de files op Simmpl kunt terugvinden en kunt downloaden. Gedurende de bewaartermijn kunt u de gesprekken (.mp3 audioberichten) downloaden en uiteraard kunt u ze op uw eigen netwerk onbeperkt bewaren.

Shortcode voor het in en uitschakelen van gespreksopname tijdens een lopend gesprek

In het veld snelcode kunt u een code opgeven om tijdens een lopend gesprek de gespreksopname aan en uit te zetten. De code moet bestaan uit een sterretje en een cijfer, bijvoorbeeld

Gesprekken afluisteren

Als tijdens een gesprek een opname is gemaakt is deze terug te vinden in menu [rapporten].
Achter het gesprek verschijnen aan de rechterzijde twee buttons:

  • met de linker button kunt u het gesprek afspelen en beluisteren (boxen nodig)
  • met de rechter button kunt u het opnamebestand downloaden

U kunt gespreksopnamen niet verwijderen. Als u een gebruiker uit de lijst met actieve opname-gebruikers verwijdert, dan blijven de opgenomen bestanden bestaan. U kunt gespreksopnamen downloaden om deze zelf te archiveren.
Dit kan per stuk, niet per batch.

Juridische aspecten bij het opnemen van gesprekken

Bij het gebruik van de gespreksopname-feature zijn juridische aspecten van kracht.
Zo dient u te allen tijde aan de beller aan te geven dat u gespreken opneemt.
Ook als u deze enkel gebruikt voor eigen (trainings-)doeleinden.
Meer informatie

Inhoudsopgave

Uw vraag niet beantwoord?

Heeft u na het lezen van dit artikel nog vragen? Bel ons dan tijdens kantoor uren op 050 – 820 00 00, stuur ons een e-mail op support@callvoip.nl of stel uw vraag via onze chat.

Waarmee kunnen we je helpen?

{{ posts.title | markdownify }}