AI in telefonie

Transcriptie zet een gesprek woord‑voor‑woord om naar tekst. Een digitale notulist gaat een stap verder: die maakt met behulp van AI een samenvatting, waarbij overbodige details worden weggelaten en juist de kern, afspraken en actiepunten worden uitgelicht. Bij Callvoip kun je beide combineren: een volledige transcriptie én een slimme samenvatting.

Wanneer je gespreksopname is ingeschakeld, wordt de audio na afloop via een beveiligde verbinding omgezet in een transcript. Het transcript wordt gebruikt om een gesprekssamenvatting te maken. Deze wordt in de rapporten getoond bij het gesprek, en kan ook worden gemaild naar de gebruiker die het gesprek voerde. Het is ook mogelijk om de samenvatting met de webhook op te halen.

De transcriptie wordt verwijderd nadat de samenvatting is gemaakt. De samenvatting komt in de rapporten te staan en kan worden gemaild naar de gebruiker die het gesprek voerde. Ook kun je de samenvatting ophalen met de webhook om deze met een eigen script in een CRM of ander systeem te plaatsen. Onze Callvoip Bubble CRM koppelingssoftware kan de samenvatting ook ophalen en in jouw CRM plaatsen, mits het CRM daar de mogelijkheid toe biedt. Je kunt de samenvatting ook nog zelf aanpassen. Zo ben je verzekerd dat de gespreksinput ook zonder noemenswaardige actie al vrij goed geborgd wordt, en dat is winst voor het teamwork, voor jouw bedrijf en voor de klantrelatie!

Ja, de AI Notulist-service is ontworpen als intern instrument dat jou en je team helpt om de relevante informatie uit gesprekken te halen, aan te bieden en te borgen in het CRM. Dit gebeurt via een beveiligde verbinding. De telefooncentrale zelf is goed beschermd voor toegang van buitenstaanders; ook voor de provider die wel in het systeem kan kijken, zijn samenvattingen, telefoonnummers, gespreksopnamen, voicemails niet zichtbaar. Zelfs nummers worden afgeschermd getoond. Alles in het kader van de AVG. De samenvatting focust op inhoudelijke zaken en niet op persoonsgegevens – bepaalde gegevens worden automatisch afgeschermd. Een samenvatting kan uit de rapportages worden verwijderd. De email met de samenvatting wordt éénmalig verstuurd naar de medewerker die het gesprek voerde. Voor specifieke AVG‑vragen raden we altijd aan om deze met je eigen jurist of FG af te stemmen.

Callvoip biedt de gebruiker de mogelijkheid om zelf te kiezen voor een van deze AI Engines:
- Open AI / Chatgpt (Amerikaans) met servers buiten de EU
- MistralAI (Frans) met servers in de EU
- Tringer, een Belgisch product gehost in de EU.
De samenvattingen worden gemaakt in de taal van het gesprek en de uitvoering is bij elk model gelijk: de samenvatting omvat een overzicht (samenvatting in 1, 2, 3 regels), de notities (hoofdpunten met daaronder bulletpoints voor de onderwerpen) en de resultaten (actiepuntenlijst).

Door testen en feedback van onze klanten hebben we nu een resultaat geboekt waar we trots op zijn: de AI Notulen zijn adequaat, to the point, compact, overzichtelijk, duidelijk en door de opdeling in 3 onderdelen is het een waardevol document voor een buitenstaander, voor degene die het gesprek zelf had en voor het team. Er is een goede afweging gemaakt tussen nauwkeurigheid / volledigheid en compactheid / to the point. In de praktijk wordt het gesprek goed verstaan (al kunnen namen zo nu en dan nog een probleem opleveren) en is de samenvatting een goede weerspiegeling van de relevante inhoud. Een menselijke notulist zou dit resultaat niet verbeteren!

Nee; de opbouw van de AI Notulen is vastgezet; de AI Notulen omvatten 3 elementen:
1) overzicht > samenvatting in enkele regels
2) notities > de onderwerpen met bulletpoints eronder, de kapstok van het gesprek
3) resultaten > overzicht van besluiten en actiepunten
Het is niet mogelijk om eigen prompts toe te voegen.

Op dit moment is dat helaas nog niet het geval. We hopen dat dit in de nabije toekomst kan worden toegevoegd. Doel is dat je een email krijgt met het mp3 bestand van de recording, en in de email de uitgeschreven tekst of samenvatting van de recording. Zo zie je in één oogopslag welke berichten urgent zijn zonder alles te hoeven beluisteren.

Elk gesprek dat wordt aangenomen en opgenomen wordt voorzien van AI Notulen als dat voor de betreffende medewerker is ingeschakeld. Dus ook als er buiten werktijd (spoeddienst, noodgeval) wordt gebeld en aangenomen, dan is de samenvatting binnen enkele minuten beschikbaar. Zolang gespreksopname actief is voor de betreffende nummers, worden gesprekken 24/7 verwerkt. Combineer je dit met een AI‑agent of slimme voicemail, dan heb je ook buiten openingstijden inzicht in wie er gebeld heeft, waarover en hoe urgent het is.

In de praktijk zien we toepassingen in heel veel sectoren: makelaars, tandartsen, dierenartsen, garagebedrijven, IT‑dienstverleners, salesafdelingen en grote klantcontactcentra. Overal waar telefonisch afspraken worden gemaakt, klachten worden besproken of informatie wordt uitgevraagd, levert transcriptie tijdswinst en betere dossiervorming op.

Ja. Transcriptie werkt op basis van opgenomen audio. In Callvoip schakel je gespreksopname per gebruiker in. Daarna kan de AI Notulist automatisch transcripties en samenvattingen maken van die opnames.

De kosten van de AI Notulist zijn 10 euro per gebruiker per maand, dan worden alle gesprekken inkomend en uitgaand automatisch samengevat.
Daarnaast heb je call recording nodig, dat kost 5 euro per gebruiker per maand.
Per saldo heb je voor 15 euro per gebruiker per maand dus je digitale assistent ingehuurd!