Thuiswerk-tools; een kijkje in de cockpit van de thuiswerker
Geplaatst op: 9/2/2021
Geheel of gedeeltelijk thuiswerken mogen we onderhand rekenen tot de categorie: “here to stay’. Wat door de wereldwijde pandemie begon als pure noodzaak is in rap tempo uitgegroeid tot de nieuwe realiteit, als het gaat om onze dagelijkse manier van werken. Sterker nog, bedrijven en organisaties ondervinden momenteel positieve ontwikkelingen en voordelen met thuiswerken ten opzichte van werken op kantoor. Denk aan minder stressfactoren onder personeel, verhoogde arbeidsproductiviteit en door o.a. het reduceren van reiskosten plus kantoorruimte lijkt thuiswerken ook bedrijfseconomische voordelen op te leveren. Natuurlijk zijn er ook verbeterpunten te bespeuren, zoals het sociale aspect en het optimaliseren van de gemiddelde thuiswerk-situatie. Ook de beschikbare tools die thuiswerken makkelijker kunnen maken is iets wat extra aandacht mag krijgen. Wij namen de proef op de som.
Thuiswerken is nu een serieuze en professionele aangelegenheid geworden
Het ligt voor heel werkend Nederland nog vers in het geheugen; om het virus structureel de kop in te drukken wordt er verwacht dat iedereen daar waar kan zoveel mogelijk thuiswerkt. Dit betekende voor veel mensen dat we plaatsnamen aan de keukentafel, de laptop opensloegen en de telefoon ernaast legden. Klaar is Kees, voor nu even behelpen maar we zullen vast snel weer ‘echt’ aan het werk kunnen. Sommigen namen het thuiswerken iets serieuzer en brachten hun kantoortoestel mee naar huis, even snel aansluiten, doorschakelen en hup; gaan met die banaan!
En nu blijkt dat thuiswerken een blijvende realiteit is geworden.In ieder geval voor een deel van de werkweek voor het gros van de werkende Nederlanders. Daar kunnen we van alles van vinden maar een feit is een feit, dus is het zaak om ons hieraan zo goed mogelijk aan te passen en te verbeteren.
Wat aanpassen en verbeteren betreft was het voor ons simpel; laten we als ICT-dienstverlenend telecombedrijf inspelen op de vraag naar onze diensten en producten met betrekking tot het optimaliseren van de thuiswerk-situatie van onze klanten. En laten we dit aanbod eveneens toetsen op onze eigen thuiswerkende medewerkers. Onze klanten en medewerkers maakten dan ook meer en meer dankbaar gebruik van handige en slimme tools als; Webcalls, Qaller Plus, de Operator Panel, beschikbare statistieken, handige aan/uitschakelaars in een belroute en nog veel meer tools van ons systeem. Daarnaast zijn wij uiteraard ook niet te beroerd om alle beschikbare tools die ons eigen aanbod verder aanvullen, met liefde te adopteren. Denk bijvoorbeeld aan; Google Meet, Google Chat, Trello en de superhandige ToDo- and Tasklist TickTick!
Wij schreven in maart 2020 al een blog over; “Top 10 ‘thuiswerk-tools’ voor zorgeloos thuiswerken”. Hoogste tijd om ons destijds hoofdzakelijk theoretische aanbod nu eens te testen op basis van ervaringen in praktische zin. Daarom vroegen wij onze eigen medewerkers Lynn de Goede en Tom Ravesloot over hun eigen thuiswerk-ervaringen inclusief het gebruik van sommige van onze thuiswerktools. Kortom, een kijkje in de cockpits van thuiswerken 2.0:
Hoi Lynn, wij zien dat jij er prinsheerlijk bijzit in jouw thuiswerk-cockpit. Wil je eens uit de doeken doen hoe jij thuiswerken anno nu ervaart? Lynn: Ja hoor! Zoals jullie zien heb ik geen reden tot klagen hier in ons huis als het gaat om thuiswerken. Toen duidelijk werd dat op kantoor werken wegens de lockdown geen optie meer was, heb ik direct onze technisch medewerker Herman Willems gevraagd of hij hier thuis wat ICT-zaken voor mij wilde inrichten. Daarop heeft hij eenvoudig de populaire FRITZ!Box 7590 als perfecte router bij mij geïnstalleerd via Wizard. Mijn dagelijkse werkzaamheden bestaan uit veelvuldig telefoneren en mailen. Daarom is deze FRITZ!Box voor mij een verademing als het gaat om prettig werken. Ook heeft Herman mij voorzien van de Repeater 3000 van FRITZ!. Zo geniet ik van een nog groter en sterker WiFi-bereik en dit fijne apparaatje is tevens draadloos, zodat ik niet met allerlei kabels in de weer hoefde. Tenslotte mag ik thuis gebruikmaken van de FRITZ!Dect 200. Met dit intelligente stopcontact bestuur ik slim de stroomtoevoer van bijvoorbeeld mijn koffiezetapparaat en kan ik handig het energieverbruik daarvan meten, registreren en analyseren. Ideaal!
Dat klinkt super Lynn, blij dat je zo optimaal mogelijk thuis kunt werken! Van welke tools maak jij daarnaast nog meer gebruik en hoe bevallen deze?Lynn: Ik maak veel gebruik van Webcalls en laat Qaller meerinkelen zodat ik ook weet dat ik gebeld word als ik even bij m’n computer weg ben. Ik maak ook veel gebruik van de ‘Click-to-Dial-plug-in’. Hiermee kan ik telefoonnummers in de Chrome webbrowser aanklikken en worden ze direct gebeld. Ook krijg ik bij inkomende oproepen een notificatie en zie ik of mijn collega’s bereikbaar zijn. Daarbij kan ik gesprekken doorverbinden en heb ik een telefoonboek.
Wat goed om te horen! Zijn er nog meer tools die jij gebruikt en wil jij jouw ervaringen daarover met ons delen? Lynn: Ja, de Operator Console ofwel ons bedrijfstelefoon-dashboard geeft mij een helder overzicht van wat er op dat moment gebeurt in onze organisatie. Dat is echt ideaal:
- Ik zie in één oogopslag of collega’s beschikbaar zijn.; Ik klik en neem aan, verbind door en of zet diegene in de wacht, of ik trek een gesprek naar me toe. Erg handig en overzichtelijk!
- En ik kan direct de wachtrijen zien met handige statistieken, zoals aantal wachtenden, gemiddelde wachttijd en welke collega’s zijn ingelogd. Ook kan ik doorklikken naar een specifieke wachtrij en zien welke bellers wachten en nu worden geholpen. Echt ideaal!
Al met al bevalt thuiswerken je tot nu toe dus eigenlijk best goed? Lynn: Ja, thuiswerken is voor mij een goed werkbare situatie door alle beschikbare tools. Of ik nou op kantoor zit of thuis, dat is mij om het even. Iedereen is goed bereikbaar via de chat en anders bel ik via videobellen, webcalls of zie ik via het operator panel erg overzichtelijk of iemand beschikbaar is of niet.
Erg fijn! Is er nog iets wat beter kan of dat je graag anders ziet? Lynn: Nou naast dat thuiswerken op zich goed bevalt mis ik uiteraard wel de gezelligheid met collega’s en de gezamenlijke energie. En natuurlijk ons vrijdagmiddag-visje. Het ontbreken van het sociale en een beetje aanspraak hebben is wel jammer. Ook al zorgen we er iedere dag voor dat we even een digitaal praatje maken en elkaar op de hoogte houden van ons wel en wee.
Dag Tom! Althans, dag kantoor van Tom. We dromen jou er maar even bij voor het gemak. Hoe bevalt thuiswerken jou tot nu toe? Tom: Om eerlijk te zijn uitstekend! In feite ervaar ik in praktische zin geen verschil tussen mijn werkzaamheden op kantoor en hier thuis. Nu moet eerlijk bekennen dat ik wat minder gebruik maak van handige thuiswerk-tools dan bijvoorbeeld Lynn. Simpelweg omdat mijn werkzaamheden als customer support medewerker daar niet direct om vragen.
Duidelijk, welke tool(s) gebruik je dan wel veelvuldig omdat ze jouw thuiswerk-situatie ten goede komen? Tom: Ik maak dagelijks gebruik van Webcalls en daar ben ik erg blij mee. Het werkt gewoon super eenvoudig en efficiënt. Even overstappen en je bent op dezelfde manier bereikbaar als voorheen. Alsof je een kantoortoestel mee naar huis neemt, maar dan zonder het gesjouw. Leuk concreet voorbeeld trouwens: Vorige week sprak ik een klant die geregeld voor 3 maanden naar Amerika reist voor zijn werk. Die liep altijd te hannesen met de gebrekkige mogelijkheden inzake zakelijk bellen op zijn werkplek. Ik adviseerde hem onze Webcalls-tool en hij is als een kind zo blij. Je hebt genoeg aan een laptop/computer met internet, een browser (bv Google Chrome) en speakers + microfoon om te horen en te praten. Klaar ben je!
Webcalls: “Alsof je een kantoortoestel mee naar huis neemt, maar dan zonder het gesjouw.”
Ha, jij bent duidelijk fan van Webcalls! Nou ja, je hebt gelijk ook. Het is een prachtig stukje innovatie binnen de VoIP-branche. Verder nog zaken die je opvallen m.b.t. thuiswerken? Tom: Jazeker! Het valt me doorgaans op dat de onderlinge interne communicatie door thuiswerken beter en efficiënter verloopt. Dat was op zich al uitstekend, maar je merkt duidelijk dat we zeer gefocust communiceren. Het is meer gericht en expliciet op specifieke onderwerpen of ad hoc zaken. Ik vermoed dat het verband houdt met het feit dat je optimaal gebruik dient te maken van de meer spaarzame momenten dat je communiceert. Hierdoor intensiveert alles, worden gesprekken concreter en wil je uit ieder gesprek optimaal rendement halen. Ik hou wel van dat nadrukkelijke merk ik.
Leuk om te horen! Zijn er nog meer zaken die je in het verlengde hiervan ziet? Tom: Een ander voorbeeld is het oppakken, behandelen en managen van mailtjes. Door middel van tags geven wij elkaar direct en expliciet aan wie welk mailtje zal gaan aanpakken. Dit deden we al hoor maar door de afstand gebeurt dit vaker en beter. Kortom, we zijn noodgedwongen om meer te vertrouwen op onze ingerichte systemen, maar juist nu merk je hoe goed en slim dit alles in z’n werk gaat.
Goed Tom, kunnen wij hieruit opmaken dat we je nooit meer terug zullen zien op kantoor? \Tom: Haha, nou nee hoor. Maar qua reguliere werkzaamheden mis ik niets. Ik heb juist meer focus. Maar natuurlijk mis ik mijn collega’s en de gezelligheid op z’n tijd. Toch is er met puur werk op zich niets mis met in je eentje zitten. Het is lekker rustig, maak mijn eigen koffie, pak mijn eigen snackie uit de kast, haal af en toe een koffietje, draai mijn eigen muziek, geniet van het zonnetje door mijn eigen raam, ontvang pakketjes, doe een kaartje op de bus, ruim de vaat in en uit, ga soms even aan de wandel, leg mijn pootjes op het bureau zonder schoeisel. Mensen, het is verrukkelijk. I’m living the good life!
Ehm… ok bedankt Tom. Succes daar en we spreken je snel.
Welnu lieve lezers, jullie zien dat thuiswerken best plezierig kan zijn, behalve het soms verlangen naar het sociale en fysieke contact. Wellicht kunnen we straks massaal overstappen op een aantal dagen in de week thuiswerken en bijvoorbeeld 2 dagen op kantoor. We gaan het zien. Tot die tijd adviseren wij jullie om het jezelf niet al te lastig te maken en door middel van een aantal handige en slimme thuiswerk-tools zo optimaal mogelijk je werkzame uren door te brengen.