Miss Blanche Groningen: telefonie die meedenkt met de receptie

In een hotel draait alles om gastvrijheid en overzicht. Gastvrijheid zit in de mens, het is een talent! En er zijn technieken om gastvrijheid wat te verfijnen. En 1 van die technieken gebruikt Hotel Miss Blanche van Callvoip.

Direct inzicht in het gastenprofiel
“Wij hebben sinds kort een koppeling met ons PMS (Mews) en herkennen nu elke inkomende call en die koppelen we direct aan een gastenprofiel. Dit werkt geweldig en voorkomt veel verwarring met buitenlandse bellers. Een klein detail dat dagelijks veel impact maakt.”

Via de integratie met het boekingssysteem Mews wordt iedere inkomende oproep direct gekoppeld aan het juiste gastenprofiel. Medewerkers zien meteen wie er aan de lijn is en beschikken direct over de relevante reserverings- en klantgegevens. Dat voorkomt verwarring, zeker wanneer internationale gasten bellen, en zorgt ervoor dat medewerkers sneller kunnen helpen.

Slimme bereikbaarheid voor elke locatie
Naast deze koppeling maakt Miss Blanche gebruik van meerdere telefonie-oplossingen van Callvoip. Het hotel beschikt over verschillende telefoonnummers voor het hotel, het café, de student housing-locaties en een apart noodnummer voor de nacht. Het noodnummer schakelt automatisch door naar de dienstdoende medewerker, waarbij op de mobiele telefoon direct zichtbaar is dat het om een oproep voor het hotel gaat.

Efficiënt werken met apps en AI
Met de Qaller App kan de General Manager overal bellen en gebeld worden via het zakelijke nummer. Ook het secretariaat gebruikt de app om eenvoudig de bereikbaarheid aan te passen en bijvoorbeeld de nooddienst over te dragen aan een collega.

Daarnaast worden alle telefoongesprekken automatisch samengevat met de AI Notulist en per e-mail verstuurd. Dankzij Click to Dial kunnen medewerkers vanuit Mews of de Chrome-extensie met één klik een gast terugbellen. Ook WhatsApp is gekoppeld aan het vaste telefoonnummer, waardoor gasten via één centraal nummer contact kunnen opnemen.

De support: persoonlijke aandacht
De overstap en inrichting verliepen vlekkeloos dankzij de persoonlijke ondersteuning vanuit Groningen. Of zoals Miss Blanche het zelf samenvat: “De support was geweldig en Marieke heeft uitgebreid de tijd genomen om de software te installeren op al onze werkplekken!”