Externe telefooncentrale biedt u professionele mogelijkheden
Met CallVoip Telefonie beschikt u over professionele functionaliteiten waarvoor u tot nu toe een geavanceerde eigen telefooncentrale in huis had. Het gebruik van deze centrale is inbegrepen in de prijs van uw VoIP-accounts met/zonder nummer (> tarieven). Deze functionaliteiten zorgen ervoor dat uw telefonie naadloos met uw organisatie meegroeit. Dit is een comfortabele gedachte als u nu nog niet kunt inschatten wat uw situatie over een paar jaar is.
Hieronder vindt u een overzicht van een aantal interessante functionaliteiten van de CallVoip-telefooncentrale op afstand.
Voicemail
Indien u niet bereikbaar bent, zal uw beller een voicemail-service zeer op prijs stellen.
Binnengekomen voicemailberichten worden bewaard op de server waar u ze via uw telefoon kunt afluisteren. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om voicemailberichten (op slechts een notificatie) naar één of meerdere mailadressen laten doorsturen (voicemail-to-email). Zo kunt u overal, waar u over uw e-mail beschikt, ook uw voicemailberichten afluisteren!
De meeste telefoontoestellen hebben zelfs een geïntegreerde voicemail-indicator, zodat u weet dat er één of meer voicemail-berichten voor u klaar staan. Met één druk op de knop roept u ze op.
In het voicemail-menu, bereikbaar door uw eigen telefoonnummer te bellen, kunt u overigens ook een eigen voicemail-ontvangsttekst inspreken. Via de centrale kunt u hier ook een (professionele) voicemail-meldtekst uploaden.
Fax-to-email
Fax-to-email betekent dat u faxberichten ontvangt als PDF-bestand op één of meerdere e-mailadressen. Ideaal voor de mobiele gebruiker!
Waar u ook bent: als u beschikking heeft tot uw e-mail, dan kunt u uw faxberichten ontvangen. Hiervoor heeft u geen faxapparaat of andere apparatuur nodig; het faxnummer staat op de telefooncentrale: die ontvangt uw berichten en stuurt deze conform uw wensen gelijk door.
U kunt faxberichten naar één of meerdere e-mailontvangers laten doorsturen.
Wachtmuziek
Elke CallVoip-account heeft een onbeperkt aantal lijnen. Het kan dus goed voorkomen dat u even iemand in de wacht wilt zetten om een ander gesprek af te maken, of om even ruggespraak te houden. Voor uw beller is dan wachtmuziek beschikbaar. U kunt eigen geluidsbestanden naar de centrale laten uploaden. Houdt u echter rekening met gebruiksrechten die op muziek kunnen zitten!
Snelkiesnummers
U kunt zelf een verkorte kieslijst definiëren: een lijst met codes van veelal 2 of 3 cijfers lengte (dit bepaalt u zelf) met verkorte nummers voor uw CallVoip-accounts en desgewenst andere nummers. U kunt de lijst met verkorte kiesnummers zelf beheren: voeg nieuwe snelkiesnummers toe en wijzig of verwijder bestaande. Als u vanaf uw CallVoip-account een verkort kiesnummer draait, dan wordt direct het corresponderende telefoonnummer gebeld. Ideaal voor snel intern bellen en voor doorverbinden. Voorbeeld:
[101] secretariaat
[102] office manager > [202] office manager mobiel
[103] hoofd verkoop > [202] hoofd verkoop mobiel
[...]
Follow-me
Met de follow-me functionaliteit kunt u voor elke individuele account tal van automatische doorschakelingen definiëren. Zo kunt u een binnenkomend gesprek laten doorschakelen naar een bepaald telefoonnummer (een CalLVoip-account of een willekeurig ander nummer). U kunt een gesprek volgtijdelijk doorschakelen (hunt-group) of simultaan naar meerdere nummers (callgroup). Na het doorlopen van alle regels komt het gesprek bij de voicemail terecht (indien ingeschakeld). U bepaalt zelf na hoeveel tijd de doorschakeling naar de follow-me regels start, en hoe lang elke regel wordt geprobeerd. Een geavanceerde periode-wizard zorgt ervoor dat u doorschakelingen kunt activeren voor specifieke intervallen, bijvoorbeeld 's avonds naar een callcenter en 's weekends naar uw GSM. Voorbeeld 1: als uw centrale bedrijfsnummer wordt gebeld, gaan de drie telefoons op de verkoopafdeling over. Zijn zij allemaal niet bereikbaar (in gesrpek dan wel afwezig), dan gaat het gesprek door naar het hoofd verkoop. neemt ook deze niet aan, dan wordt het GSM-nummer van het hoofd verkoop gebeld. Als ook dat niet wordt opgenomen, dan kan de beller een bericht op de voicemail achterlaten. Voorbeeld 2: uw storingsnummer gaat na werktijd en \s weekends standaard over op de juiste GSM-nummers van de diensthebbende storingsmonteur(s).
Belgroep / Call group (gelijktijdig rinkelen)
In bedrijfssituaties is het vaak wenselijk dat één telefoonnummer op meerdere plaatsen tegelijkertijd overgaat. Denkt u bijvoorbeeld aan sales- of support-afdelingen. Deze belgroep kan via de follow-me instellingen op de telefooncentrale worden ingesteld - hierbij kunnen maximaal 10 toestellen tegelijkertijd gaan rinkelen. Voorbeeld: elke oproep aan de afdeling verkoop gaat automatisch over bij drie medewerkers verkoopbinnendienst. Eénmaal aangenomen stopt het belsignaal overal.
Belroute / Hunt group (achtereenvolgens rinkelen)
Om bellers snel te woord te staan kan het wenselijk zijn om een inkomend gesprek automatisch een bepaalde route te laten afleggen: als het gesprek niet wordt aangenomen (u bepaalt zelf na hoeveel tijd) wordt het doorgeschakeld naar een ander (intern of extern) nummer of naar de voicemail. Een dergelijke belserie, ook wel huntgroup genoemd, kan middels de follow-me instellingen op de telefooncentrale worden ingesteld. Handig bij ziekte, vervanging, drukte en plezierig voor de beller! Voorbeeld: indien u afwezig bent wordt een oproep aan u doorgeschakeld naar uw collega. Is die ook afwezig, dan volgt de voicemail.
Auto Attendant (telefonisch keuzemenu of IVR)
Vindt u het belangrijk dat inkomende gesprekken snel en vriendelijk worden aangenomen, maar is dit door wisselende drukte of capaciteit niet altijd mogelijk? Benut dan de voordelen van de Auto Attendant: een systeem dat automatisch uw gesprekken kan aannemen, begroeten met uw tekst en middels een door uzelf te kiezen menu door kan leiden naar de juiste persoon of actie.
Het inrichten van deze telefonische entree plus keuzemenu kunt u eenvoudig en snel zelf uitvoeren. Teksten zijn door uzelf te plaatsen en te wijzigen. U bepaalt zelf de keuzemogelijkheden en de vervolgacties per keuze. Van een vriendelijke begroeting gevolgd door een wachtrijsysteem tot een uitgebreid scala aan keuzes met onderliggende submenu's - de mogelijkheden zijn legio. U bepaalt volledig wat er met het inkomende gesprek gebeurt op het moment dat u geen gelegenheid heeft uw klant zelf te woord te staan.
U kunt inkomende gesprekken direct door de Auto Attendant (AA) laten aannemen, of het menu als achtervanger laten fungeren op die momenten dat uw capaciteit beperkt is. Erg handig is ook de periodewizard, die het mogelijk maakt om de Auto Attendant alleen op het door u gedefiniëerde tijdsinterval te activeren. Wenst u juist tijdens werktijd een telefonisch keuzemenu, of juist buiten werktijd? Wellicht een apart menu voor zon- en feestdagen? Koopavond of vakantieperiode? U stelt het in een paar minuten zelf in...
Gedoseerd gebruik van deze krachtige feature voorziet uw organisatie van een professionele en klantvriendelijke telefonische entree. En deze eerste indruk is goud waard.
Voorbeelden: [Hartelijk welkom bij ....] > [toets 1 voor afdeling verkoop] > [toets 2 voor afdeling klantenservice] > [...]
· gebruik de AA alleen buiten werktijd en neem overdag zelf aan
· gebruik de AA juist onder werktijd en na werktijd de voicemail
· gebruik de AA als al uw lijnen bezet zijn
· gebruik de AA voor inkomend verkeer vanaf een 0900-nummer
· gebruik de AA zonder keuze en schakel na 8 sec. automatisch door
· gebruik meerdere AA's in cascadevorm (bv. per taal, regio of vestiging)
· gebruik meerdere AA's als storingsnummer buiten werktijden
· gebruik meerdere AA's als informatienummer met gesproken instructies
TIP: gebruik een losse CallVoip-account om uw traditionele KPN-telefonie-omgeving van een Auto Attendant te voorzien. Forward uw hoofdnummer naar uw CallVoip-nummer, en laat de Auto Attendant uw gesprekken doorsturen naar de gewenste afdelingsnummers!
Nieuw: wachtrijsysteem
Een schitterende feature die zowel de klantvriendelijkheid als de efficiency op uw kantoor ten goede zal komen is het wachtrijsysteem. Inkomende gesprekken kunnen door worden door de Auto Attendant aangenomen en doorgezet naar een telefoon of een groep van telefoons. U bepaalt zelf welk nummer dit is en hoeveel gelijktijdige gesprekken er afgehandeld kunnen worden. U stelt zelf de gemiddelde gespreksduur in en uw wachtende bellers worden netjes geïnformeerd over aantal wachtenden voor hen en de verwachte wachttijd. Gedurende het wachten wordt de door u geplaatste audiofile afgespeeld. Benut de wachttijd van uw klant om hem of haar te informeren over uw bedrijf, nieuws of acties! Een aangename wachtmuziek is uiteraard ook mogelijk.
Voorbeeld: Als al uw lijnen in gesprek zijn gaat het gesprek door naar de Auto Attendant. Deze vraagt uw beller om een moment geduld en laat hem in het wachtrijsysteem aansluiten. Zodra uw verkoopteam weer een lijn beschikbaar heeft wordt de beller doorgezet. Tijdens het wachten wordt hij geïnformeerd over recente aanwinsten in uw assortiment.
Controle, beheersbaarheid en risicobeheersing
Toch blijft er een ongerust gevoel knagen... Wat als mijn internetverbinding uitvalt? Is een vaste lijn als fallback niet tóch verstandiger? Uiteraard moet u die connectiviteit kiezen waarbij u zich plezierig voelt: een ongerust gevoel is geen basis voor plezierig werken!
Wij beamen als eerste dat een goede internetverbinding noodzakelijk is: geen internet is geen internettelefonie. Wilt u te allen tijde on-line zijn, zorg dan voor een betrouwbare provider (bv. XS4ALL) en/of overweeg de aanschaf van een tweede breedbandverbinding als fallback van de eerste. U kunt twee verbindingen bundelen met een speciale router (bv. DrayTek Dual WAN routers).
Echter: wat is uw kwetsbaarheid? Stel dat uw internetverbinding eruit ligt. Uw kantoorpand of woning is dan niet meer op internet aangesloten. De telefooncentrale op locatie is dat echter nog wel. Als u de centrale zo heeft ingesteld dat deze naar een ander nummer (vast of mobiel) doorschakelt, dan blijft u dus gewoon bereikbaar.
· Gratis bellen naar andere CallVoIP-nummers! ·
· behoud uw huidige telefoonnummers ·
· voicemail-to-email: uw voicemail gratis in uw mailbox ·
