Externe telefooncentrale biedt u professionele mogelijkheden
Met CallVoip Telefonie beschikt u over professionele functionaliteiten waarvoor u tot nu toe een geavanceerde eigen telefooncentrale in huis had. Het gebruik van deze centrale is inbegrepen in de prijs van uw VoIP-accounts met/zonder nummer (> tarieven). Deze functionaliteiten zorgen ervoor dat uw telefonie naadloos met uw organisatie meegroeit. Dit is een comfortabele gedachte als u nu nog niet kunt inschatten wat uw situatie over een paar jaar is.
Hieronder vindt u een overzicht van een aantal interessante functionaliteiten van de CallVoip-telefooncentrale op afstand.
Voicemail
Indien u niet bereikbaar bent, zal uw beller een voicemail-service zeer op prijs stellen.
Binnengekomen voicemailberichten worden bewaard op de server waar u ze via uw telefoon kunt afluisteren. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om voicemailberichten (op slechts een notificatie) naar één of meerdere mailadressen laten doorsturen (voicemail-to-email). Zo kunt u overal, waar u over uw e-mail beschikt, ook uw voicemailberichten afluisteren!
De meeste telefoontoestellen hebben zelfs een geïntegreerde voicemail-indicator, zodat u weet dat er één of meer voicemail-berichten voor u klaar staan. Met één druk op de knop roept u ze op.
In het voicemail-menu, bereikbaar door uw eigen telefoonnummer te bellen, kunt u overigens ook een eigen voicemail-ontvangsttekst inspreken. Via de centrale kunt u hier ook een (professionele) voicemail-meldtekst uploaden.
Fax-to-email
Fax-to-email betekent dat u faxberichten ontvangt als PDF-bestand op één of meerdere e-mailadressen. Ideaal voor de mobiele gebruiker!
Waar u ook bent: als u beschikking heeft tot uw e-mail, dan kunt u uw faxberichten ontvangen. Hiervoor heeft u geen faxapparaat of andere apparatuur nodig; het faxnummer staat op de telefooncentrale: die ontvangt uw berichten en stuurt deze conform uw wensen gelijk door.
U kunt faxberichten naar één of meerdere e-mailontvangers laten doorsturen.
Wachtmuziek
Elke CallVoip-account heeft een onbeperkt aantal lijnen. Het kan dus goed voorkomen dat u even iemand in de wacht wilt zetten om een ander gesprek af te maken, of om even ruggespraak te houden. Voor uw beller is dan wachtmuziek beschikbaar. U kunt eigen geluidsbestanden naar de centrale laten uploaden. Houdt u echter rekening met gebruiksrechten die op muziek kunnen zitten!
Verkorte kiesnummers
U kunt zelf een verkorte kieslijst definiëren: een lijst met codes van veelal 2 of 3 cijfers lengte (dit bepaalt u zelf) met verkorte nummers voor uw CallVoip-accounts en desgewenst andere nummers. U kunt de lijst met verkorte kiesnummers zelf beheren: voeg nieuwe snelkiesnummers toe en wijzig of verwijder bestaande. Als u vanaf uw CallVoip-account een verkort kiesnummer draait, dan wordt direct het corresponderende telefoonnummer gebeld. Ideaal voor snel intern bellen en voor doorverbinden. Voorbeeld:
[101] secretariaat
[102] office manager > [202] office manager mobiel
[103] hoofd verkoop > [202] hoofd verkoop mobiel
[...]
Follow-me / geavanceerde gespreksroutering
De CallVoip telefooncentrale biedt uitgebreide mogelijkheden om inkomende gesprekken het door u gewenste pad te laten bewandelen. Zo kunt u een inkomend gesprek eerst op één toestel laten overgaan, dit bij geen gehoor laten doorschakelen naar een ander(e groep van) nummer(s) en vervolgens laten doorgaan naar het berichtencentrum. Hier kunt u de beller begroeten met een zelf ingesproken begroeting (voicemail) en/of hem op basis van dag en tijd de door u gewenste opties aanbieden: blijven wachten, boodschap inspreken, doorverbonden worden, etc. ('slimme' voicemail). De uitgebreide follow-me functie zorgt dat de beller de door u gewenste toestellen aandoet, achtereenvolgens danwel simultaan. Handige periode-wizards zorgen dat de centrale naadloos op uw dagelijkse praktijk aansluit en bieden de mogelijkheid om afwijkingen op de standaardroutine (bv. feesdagen, vakantie) vooraf in te stellen. Het berichtencentrum biedt grote flexibiliteit in de verdere afhandeling van het gesprek.
Voorbeeld 1: als uw hoofdnummer wordt gebeld gaan de drie telefoons op de verkoopafdeling over. Zijn zij allemaal niet bereikbaar (in gesrpek dan wel afwezig), dan gaat het gesprek door naar het hoofd verkoop. neemt ook deze niet aan, dan wordt het GSM-nummer van het hoofd verkoop gebeld. Als ook dat niet wordt opgenomen, dan kan de beller een bericht op de voicemail achterlaten. Voorbeeld 2: uw storingsnummer gaat na werktijd en \s weekends standaard over op de juiste GSM-nummers van de diensthebbende storingsmonteur(s).
Belgroep / Call group (gelijktijdig rinkelen)
In bedrijfssituaties is het vaak wenselijk dat één telefoonnummer op meerdere plaatsen tegelijkertijd overgaat. Denkt u bijvoorbeeld aan sales- of support-afdelingen. Deze belgroep kan via de follow-me instellingen op de telefooncentrale worden ingesteld - hierbij kunnen maximaal 10 toestellen tegelijkertijd gaan rinkelen. Voorbeeld: elke oproep aan de afdeling verkoop gaat automatisch over bij drie medewerkers verkoopbinnendienst. Eénmaal aangenomen stopt het belsignaal overal.
Belroute / Hunt group (achtereenvolgens rinkelen)
Om bellers snel te woord te staan kan het wenselijk zijn om een inkomend gesprek automatisch een bepaalde route te laten afleggen: als het gesprek niet wordt aangenomen (u bepaalt zelf na hoeveel tijd) wordt het doorgeschakeld naar een ander (intern of extern) nummer of naar de voicemail. Een dergelijke belserie, ook wel huntgroup genoemd, kan middels de follow-me instellingen op de telefooncentrale worden ingesteld. Handig bij ziekte, vervanging, drukte en plezierig voor de beller! Voorbeeld: indien u afwezig bent wordt een oproep aan u doorgeschakeld naar uw collega. Is die ook afwezig, dan volgt de voicemail.
Auto Attendant of 'slimme' voicemail
Naast de normale voicemail, waarbij er op elk moment (binnen of buiten werktijd, werk- of feestdag) dezelfde voicemail-welkomsttekst wordt afgespeeld en de beller altijd iets kan inspreken, is er een slimme voicemail. De slimme voicemail of Auto Attendant (AA) biedt wel de mogelijkheid om het gesprek op verschillende manieren af te handelen alnaargelang dag en tijd. Zo kunt u binnen werktijd bij geen gehoor op de gebruikelijke toestellen de beller bv. begroeten met door uzelf ingesproken teksten en vragen of deze wil wachten (wachtrijsysteem of doorschakeling) danwel een bericht wenst in te spreken (voicemail). Buiten werktijd wordt de beller begroet met de tekst dat uw kantoor is gesloten, al dan niet met inspreekmogelijkheid, of keuze-mogelijkheid om bij spoed te worden doorverbonden met uw mobiel, een storingsmonteur, etc.. Een feestdagenfilter kan ervoor zorgen dat op feestdagen en andere dagen met afwijkend programma (bedrijfsuitje, training, calamiteiten, etc.) de normale structuur wordt overruled.
Ook kunt u geavanceerde menustructuren maken (toets 1 ..., toets 2 ..., etc.) en menu's op elkaar laten volgen (cascadestructuur). Wij adviseren u hierbij graag en kunnen het bouwen van uw slimme voicemailsysteem voor een geringe vergoeding van u overnemen (meer informatie) en/of de teksten van uw keuze inspreken (meer informatie). Zo zorgt de telefooncentrale ervoor dat u uw telefonische gasten op elk moment van de dag op de door u gewenste wijze kunt ontvangen.
Gedoseerd gebruik van deze krachtige feature voorziet uw organisatie van een professionele en klantvriendelijke telefonische entree. En deze eerste indruk is goud waard.
Voorbeelden: [Welkom bij ....] > [toets 1 voor afdeling verkoop] > [toets 2 voor afdeling klantenservice] > [...]
· gebruik de AA alleen buiten werktijd en neem overdag zelf aan
· gebruik de AA juist onder werktijd en na werktijd de voicemail
· gebruik de AA als al uw medewerkers in gesprek zijn
· gebruik de AA voor inkomend verkeer vanaf een 0900-nummer
· gebruik de AA om bellers te begroeten en gelijk door te verbinden
· gebruik meerdere AA's in cascadevorm (bv. per taal, regio of vestiging)
· gebruik meerdere AA's als storingsnummer buiten werktijden
· gebruik meerdere AA's als informatienummer met gesproken instructies
TIP: gebruik een losse CallVoip-account om uw traditionele KPN-telefonie-omgeving van een Auto Attendant te voorzien. Forward uw hoofdnummer naar uw CallVoip-nummer, en laat de Auto Attendant uw gesprekken doorsturen naar de gewenste afdelingsnummers!
Wachtrijsysteem
Een schitterende feature die zowel de klantvriendelijkheid als de efficiency op uw kantoor ten goede zal komen is het wachtrijsysteem. Inkomende gesprekken kunnen door worden door de Auto Attendant aangenomen en doorgezet naar een telefoon of een groep van telefoons. U bepaalt zelf welk nummer dit is en hoeveel gelijktijdige gesprekken er afgehandeld kunnen worden. U stelt zelf de gemiddelde gespreksduur in en uw wachtende bellers worden netjes geïnformeerd over aantal wachtenden voor hen en de verwachte wachttijd. Gedurende het wachten wordt de door u geplaatste audiofile afgespeeld. Benut de wachttijd van uw klant om hem of haar te informeren over uw bedrijf, nieuws of acties! Een aangename wachtmuziek is uiteraard ook mogelijk.
Voorbeeld: als al uw lijnen in gesprek zijn gaat het gesprek door naar de Auto Attendant. Deze begroet de beller met de door u gewenste tekst en laat hem in het wachtrijsysteem aansluiten. Zodra uw verkoopteam weer een lijn beschikbaar heeft wordt de beller doorgezet. Tijdens het wachten hoort de beller wachtmuziek.
Keuze mee te zenden nummer bij doorgeschakelde gesprekken
Vindt u het plezierig als inkomende gesprekken bij geen gehoor op kantoor worden doorgeschakeld naar uw mobiele telefoon of privenummer? Dan biedt de CallVoip Telefooncentrale u de mogelijkheid om te kiezen wat voor nummer u ziet als een gesprek wordt geforward: het nummer van de beller (default) of uw eigen nummer dat het gesprek doorstuurt.
Voorbeeld:
• u ziet het nummer van de oorspronkelijke beller: u weet wie er belt, maar weet niet of u rechstreeks wordt gebeld danwel dat het een doorschakeling betreft
• u ziet uw eigen nummer: u weet dat het een doorgeschakeld gesprek betreft en kunt desgewenst met bedrijfsnaam aannemen. Indien u meerdere bedrijven heeft ziet u zo ook op welk nummer (bedrijf) u gebeld wordt. Nadeel: mist u een gesprek, dan heeft u geen nummer en kunt u het niet terugbellen (maar wellicht heeft de beller ingesproken).
Telefonische slagboom
De telefooncentrale voorziet in de mogelijkheid om klanten na het ingeven van een bepaalde door u uitgegeven code door te verbinden: u zou dit een telefonische slagboom kunnen noemen. Deze telefonische slagboom is bijzonder handig voor klanten die een verhoogd serviceniveau bij u afnemen en u of uw storingsmedewerkers op ongebruikelijke tijden zouden moeten kunnen bereiken.
Voorbeeld:
u biedt uw klanten een Gold Support contract. Zij kunnen dan 24 uur per dag, 7 dagen per week contact opnemen met een storingsmonteur ingeval van problemen met producten en/of diensten die zij bij u afnemen. Klanten die geen Gold Support afnemen biedt u deze service niet. Als een klant buiten reguliere werktijden uw speciale servicenummer belt, kan hij na het invoeren van de door u uitgegeven supportcode worden doorverbonden. Klanten zonder Gold Support worden niet doorverbonden.
Controle, beheersbaarheid en risicobeheersing
Toch blijft er een ongerust gevoel knagen... Wat als mijn internetverbinding uitvalt? Is een vaste lijn als fallback niet tóch verstandiger? Uiteraard moet u die connectiviteit kiezen waarbij u zich plezierig voelt: een ongerust gevoel is geen basis voor plezierig werken!
Wij beamen als eerste dat een goede internetverbinding noodzakelijk is: geen internet is geen internettelefonie. Wilt u te allen tijde on-line zijn, zorg dan voor een betrouwbare provider (bv. XS4ALL) en/of overweeg de aanschaf van een tweede breedbandverbinding als fallback van de eerste. U kunt twee verbindingen bundelen met een speciale router (bv. DrayTek Dual WAN routers).
Echter: wat is uw kwetsbaarheid? Stel dat uw internetverbinding eruit ligt. Uw kantoorpand of woning is dan niet meer op internet aangesloten. De telefooncentrale op locatie is dat echter nog wel. Als u de centrale zo heeft ingesteld dat deze naar een ander nummer (vast of mobiel) doorschakelt, dan blijft u dus gewoon bereikbaar.
· Gratis bellen naar andere CallVoIP-nummers! ·
· behoud uw huidige telefoonnummers ·
· voicemail-to-email: uw voicemail gratis in uw mailbox ·
