Externe telefooncentrale biedt u professionele mogelijkheden
Met CallVoip Telefonie beschikt u over professionele functionaliteiten waarvoor u tot nu toe een geavanceerde eigen telefooncentrale in huis had. Het gebruik van deze centrale is inbegrepen in de prijs van uw VoIP-accounts met/zonder nummer (> tarieven). Deze functionaliteiten zorgen ervoor dat uw telefonie naadloos met uw organisatie meegroeit. Dit is een comfortabele gedachte als u nu nog niet kunt inschatten wat uw situatie over een paar jaar is.
Hieronder vindt u een overzicht van een aantal interessante functionaliteiten van de CallVoip-telefooncentrale op afstand. Deze geavanceerde functionaliteiten maken standaard deel uit van CallVoip Telefonie, u hoeft hiervoor geen aanvullende kosten te betalen.
Voicemail
Indien u niet bereikbaar bent, zal uw beller een voicemail-service zeer op prijs stellen.
Voicemail is een welkomsttekst (Nederlandse defaultbegroeting of eigen ingesproken begroeting) gevolgd door de mogelijkheid om een bericht in te spreken. Dit bericht kan naar keuze worden afgeluisterd vanaf uw eigen telefoontoestel, een ander toestel (bv. uw mobiel) en/of als geluidsbestand worden gemaild (voicemail-to-email). Zo kunt u overal waar u over uw e-mail beschikt, ook uw voicemailberichten afluisteren!
De meeste telefoontoestellen hebben zelfs een geïntegreerde voicemail-indicator, zodat u weet dat er één of meer voicemail-berichten voor u klaar staan. Met één druk op de knop roept u ze op.
In het voicemail-menu kunt u overigens ook een eigen voicemail-ontvangsttekst inspreken. Via de centrale kunt u hier ook een (professionele) voicemail-meldtekst uploaden.
Fax-to-email
Fax-to-email betekent dat u faxberichten ontvangt als PDF-bestand op één of meerdere e-mailadressen. Ideaal voor de mobiele gebruiker!
Waar u ook bent: als u beschikking heeft tot uw e-mail, dan kunt u uw faxberichten ontvangen. Hiervoor heeft u geen faxapparaat of andere apparatuur nodig; de CallVoip telefooncentrale ontvangt uw faxberichten, zet deze om naar PDF-formaat en stuurt deze door naar één of meer emailadressen die u zelf kunt invoeren/wijzigen.
U kunt faxberichten naar één of meerdere e-mailontvangers laten doorsturen. NB: aan het ontvangen van faxberichten als PDF per email zijn geen kosten verbonden.
Wachtmuziek
Op elke CallVoip-account kunt u een onbeperkt aantal gelijktijdige gesprekken voeren. Het kan dus goed voorkomen dat u even iemand in de wacht wilt zetten om een ander gesprek af te maken, of om even ruggespraak te houden. Voor uw beller is dan wachtmuziek beschikbaar. U kunt de door u gewenste wachtmuziekbestanden naar de centrale laten uploaden. Houdt u echter rekening met gebruiksrechten die op muziek kunnen zitten! Wij bieden u als klant een gevarieerde set aan rechtenvrije wachtmuziekfiles.
Verkorte kiesnummers
U kunt zelf verkorte kiesnummers op de centrale instellen en aanpassen: een lijst met codes van veelal 2 of 3 cijfers lengte. U kunt verkorte nummers instellen voor CallVoip-accounts, maar ook voor andere nummers. Als u vanaf één van uw CallVoip-accounts een verkort kiesnummer draait wordt direct het corresponderende telefoonnummer gebeld. Dit kan een collega zijn, maar ook een klant of leverancier. Zo creëert u als het ware een centraal telefoonboek voor al uw telefoons. Ideaal voor snel intern bellen en voor doorverbinden. Voorbeeld:
[001] secretariaat
[002] office manager > [102] office manager mobiel
[003] hoofd verkoop > [103] hoofd verkoop mobiel
[3xx] klanten
[4xx] leveranciers
etc.
Follow-me / geavanceerde gespreksroutering
De CallVoip telefooncentrale biedt geavanceerde mogelijkheden voor het routeren van inkomende gesprekken, ofwel het bepalen van de route die een inkomend gesprek volgt. Deze route kan op verschillende momenten van de dag of week anders verlopen. Zo kunt u binnen werktijd een inkomend gesprek eerst op één toestel laten overgaan, bij geen gehoor (BGG) doorschakelen naar een ander(e groep van) nummer(s) en vervolgens laten doorgaan naar het berichtencentrum. Hier kunt u de beller begroeten met een zelf ingesproken begroeting mét (voicemail) of zonder inspreekmogelijkheid. Ook kunt u de beller de door u gewenste opties aanbieden: blijven wachten (wachtrijsysteem), bericht inspreken, doorverbonden worden, etc. ('slimme' voicemail). Buiten werktijd kan het gesprek een geheel andere routering hebben.
De geavanceerde follow-me functie zorgt dat de beller de door u gewenste toestellen aandoet, achtereenvolgens danwel simultaan. Handige periode-wizards zorgen dat de centrale naadloos op uw dagelijkse praktijk aansluit en bieden de mogelijkheid om afwijkingen op de standaardroutine (bv. feestdagen, vakantie) vooraf in te stellen en ad-hoc afwezigheid vanaf elke locatie met internetverbinding op de centrale in te kunnen stellen. Het berichtencentrum biedt grote flexibiliteit in de verdere afhandeling van het gesprek.
Voorbeeld 1: als uw hoofdnummer wordt gebeld gaan de drie telefoons op de verkoopafdeling over. Zijn zij allemaal niet bereikbaar (in gesprek danwel afwezig), dan gaat het gesprek door naar het hoofd verkoop. neemt ook deze niet aan, dan wordt het GSM-nummer van het hoofd verkoop gebeld. Deze ziet het nummer van de beller in het mobiele display. Als ook dat niet wordt opgenomen, dan kan de beller een bericht op de voicemail achterlaten. Voorbeeld 2: inkomende gesprekken bij een huisartsenpraktijk worden binnen werktijd direct begroet door een keuzemenu met optie 1 (spoed), 2 (assistente) en 3 (inspreken herhalingsrecepten). De assistente kan 1 gesprek tegelijk afhandelen. Zijn er meerdere gelijktijdige bellers, dan komen deze in de wachtrij met een muziekje. Kiest de beller 2, dan volgt een duidelijke instructie gevolgd door een inspreekmogelijkheid. De assistente kan de ingesproken berichten op een ander tijdstip afluisteren en verwerken. Voorbeeld 3: uw storingsnummer gaat na werktijd en \s weekends standaard over op de juiste GSM-nummers van de diensthebbende storingsmonteur(s). Zij zien het nummer van de zaak in het mobiele display en weten dat het een storing betreft.
Belgroep / Call group (gelijktijdig rinkelen)
In bedrijfssituaties is het vaak wenselijk dat één telefoonnummer op meerdere plaatsen tegelijkertijd overgaat. Denkt u bijvoorbeeld aan sales- of support-afdelingen. Om meerdere toestellen tegelijkertijd te laten overgaan heeft u per toestel en voor de groep een VoIP-account nodig. Hiervoor worden doorgaans CallVoip-accounts zonder nummer gebruikt (aanvraagformulier). Een belgroep kan via de follow-me instellingen op de telefooncentrale worden ingesteld - hierbij kunt u ca. 5 toestellen tegelijkertijd laten overgaan. U kunt een inkomend gesprek achtereenvolgens 9= hunt group) langs meerdere toestellen/belgroepen leiden en kunt aan deze regels ook tijdsschema's koppelen. Zo creëert u snel een automatische dag-/nachtschakeling. Voorbeeld: elke oproep aan de afdeling verkoop gaat automatisch over bij drie medewerkers verkoopbinnendienst. Eénmaal aangenomen stopt het belsignaal overal. Bij geen gehoor gaat het gesprek door naar een groep van 2 toestellen.
Belroute / Hunt group (achtereenvolgens rinkelen)
Om bellers snel te woord te staan kan het wenselijk zijn om een inkomend gesprek automatisch een bepaalde route te laten afleggen: als het gesprek niet wordt aangenomen (u bepaalt zelf na hoeveel tijd) wordt het doorgeschakeld naar een ander (intern of extern) nummer of naar de voicemail. Een dergelijke serie opvolgende acties, ook wel huntgroup genoemd, kan middels de follow-me instellingen op de telefooncentrale worden ingesteld. Handig bij ziekte, vervanging, drukte en plezierig voor de beller! Voorbeeld: indien u afwezig bent wordt een oproep aan u doorgeschakeld naar uw collega. Is die ook afwezig, dan volgt de voicemail.
Auto Attendant (AA) of 'slimme' voicemail
De normale voicemail is een vaste welkomstbegroeting gevolgd door een inspreekmogelijkheid. Naast deze normale voicemail biedt de CallVoip-telefooncentrale een slimme voicemail. De slimme voicemail of Auto Attendant (AA) biedt wel de mogelijkheid om het gesprek op basis van tijdsfilters op een verschillende manier af te handelen. Middels één of meer elkaar opvolgende menu's (bv. feestdagenfilter, filter overige afwezigheid, etc.) met zelf te definiëren tijdsbepalingen kunt u ervoor zorgen dat het gesprek op de juiste manier wordt afgehandeld. Onder afhandelen kan worden verstaan:
· laten horen van een begroeting / mededeling:
· ... gevolgd door een keuzemenu met bepaalde vervolgacties
· ... gevolgd door een wachtrijsysteem (met muziek/wachttoon)
· ... gevolgd door een directe doorschakeling
· ... gevolgd door het beëindigen van het gesprek
U kunt zelf geavanceerde tijdsschakelingen en menu's definiëren en zelf teksten uploaden om in no-time een professioneel telefoonsysteem te creëren. Door de cascadestructuur met tijdsfilters kunt u nu reeds anticiperen op vakanties, afwezigheid, trainingsdagen, bedrijfsuitjes, e.d. in de toekomst. Ad-hoc afwezigheid (ziekte, calamiteiten) kunt u snel pareren, u hoeft slechts internettoegang te hebben om de centrale anders in te stellen.
Wij adviseren u hierbij graag en kunnen het bouwen van uw slimme voicemailsysteem voor een geringe vergoeding van u overnemen (meer informatie) en/of de teksten van uw keuze inspreken (meer informatie). Zo zorgt de telefooncentrale ervoor dat u uw telefonische gasten op elk moment van de dag op de door u gewenste wijze kunt ontvangen.
Gedoseerd gebruik van deze krachtige feature voorziet uw organisatie van een professionele en klantvriendelijke telefonische entree. En deze eerste indruk is goud waard.
Voorbeelden: [Welkom bij ....] > [toets 1 voor afdeling verkoop] > [toets 2 voor afdeling klantenservice] > [...]
· gebruik de AA alleen buiten werktijd en neem overdag zelf aan
· gebruik de AA juist onder werktijd en na werktijd de voicemail
· gebruik de AA als al uw medewerkers in gesprek zijn
· gebruik de AA voor inkomend verkeer vanaf een 0900-nummer
· gebruik de AA om bellers te begroeten en gelijk door te verbinden
· gebruik meerdere AA's in cascadevorm (bv. per taal, regio of vestiging)
· gebruik meerdere AA's als storingsnummer buiten werktijden
· gebruik meerdere AA's als informatienummer met gesproken instructies
TIP: gebruik een losse CallVoip-account om uw traditionele KPN-telefonie-omgeving van een Auto Attendant te voorzien. Forward uw hoofdnummer naar uw CallVoip-nummer, en laat de Auto Attendant uw gesprekken doorsturen naar de gewenste afdelingsnummers!
Wachtrijsysteem
Een schitterende feature die zowel de klantvriendelijkheid als de efficiency op uw kantoor ten goede zal komen is het wachtrijsysteem. Inkomende gesprekken worden door de Auto Attendant aangenomen en doorgezet naar een wachtrij (met muziek / wachttoon / tekst) die één telefoon of een groep van telefoons bedient (uw'callcenter'). U bepaalt zelf welk nummer dit is en hoeveel gelijktijdige gesprekken uw callcenter kan afhandelen. U stelt zelf de gemiddelde gespreksduur in en uw wachtende bellers worden netjes geïnformeerd over aantal wachtenden voor hen en de verwachte wachttijd. Gedurende het wachten wordt de door u geplaatste audiofile afgespeeld. Benut de wachttijd van uw klant om hem of haar te informeren over uw bedrijf, nieuws of acties! Een aangename wachtmuziek is uiteraard ook mogelijk.
Voorbeeld: als al uw lijnen in gesprek zijn gaat het gesprek door naar de Auto Attendant. Deze begroet de beller met de door u gewenste tekst en laat hem in het wachtrijsysteem aansluiten. Zodra uw verkoopteam weer een lijn beschikbaar heeft wordt de beller doorgezet. Tijdens het wachten hoort de beller wachtmuziek.
Telefonische slagboom
De telefooncentrale voorziet in de mogelijkheid om klanten na het ingeven van een bepaalde door u uitgegeven code door te verbinden: u zou dit een telefonische slagboom kunnen noemen. Deze telefonische slagboom is bijzonder handig voor klanten die een verhoogd serviceniveau bij u afnemen en u of uw storingsmedewerkers op ongebruikelijke tijden zouden moeten kunnen bereiken.
Voorbeeld:
u biedt uw klanten een Gold Support contract. Zij kunnen dan 24 uur per dag, 7 dagen per week contact opnemen met een storingsmonteur ingeval van problemen met producten en/of diensten die zij bij u afnemen. Klanten die geen Gold Support afnemen biedt u deze service niet. Als een klant buiten reguliere werktijden uw speciale servicenummer belt, kan hij na het invoeren van de door u uitgegeven supportcode worden doorverbonden. Klanten zonder Gold Support worden niet doorverbonden.
Keuze mee te zenden nummer bij doorgeschakelde gesprekken
Vindt u het plezierig als inkomende gesprekken bij geen gehoor op kantoor worden doorgeschakeld naar uw mobiele telefoon of privenummer? Dan biedt de CallVoip Telefooncentrale u de mogelijkheid om te kiezen welk nummer u ziet als een gesprek wordt doorgestuurd:
· het nummer van de beller
· het nummer dat de beller gebeld heeft (uw vaste nummer)
Dit onderscheidt maakt het mogelijk om te herkennen of het gaat om een doorgeschakeld gesprek danwel een direct gesprek naar uw mobiele nummer. Omdat u zelf de keuze heeft kunt u de centrale zo instellen als u zelf wilt. Ook als dit per nummer of in de tijd verandert.
Voorbeeld:
• u ziet het nummer van de oorspronkelijke beller: u weet wie er belt, maar weet niet of u rechstreeks wordt gebeld danwel dat het een doorschakeling betreft
• u ziet uw eigen nummer: u weet dat het een doorgeschakeld gesprek betreft en kunt desgewenst met bedrijfsnaam aannemen. Indien u meerdere bedrijven heeft ziet u zo ook op welk nummer (bedrijf) u gebeld wordt. Nadeel: mist u een gesprek, dan heeft u geen nummer en kunt u het niet terugbellen (maar wellicht heeft de beller ingesproken).
Bellen naar elk nummer, ook naar bijzondere servicenummers
Met CallVoip Telefonie kunt u bellen naar elk gewenst nummer:
• normale Nederlandse vaste nummers van alle providers
• alle mobiele telefoonnummers
• buitenlandse nummers (vast en mobiel)
• satellietdiensten
• gratis 0800-servicenummers (hiervoor betaalt u ook bij ons niets)
• betaalde 0900-nummers (tegen het tarief dat u hoort; geen extra kosten)
• speciale 140xyz stad- en gemeentenummers
140xyz-nummers zijn speciale verkorte nummers voor stad- en gemeentehuizen. Hierbij stelt [0xyz] het kengetal voor van de stad of gemeente. Burgers en bedrijven kunnen via deze nummers terecht bij hun gemeente met nagenoeg al hun vragen aan de overheid. Voorbeelden:
• Amsterdam: 14020
• Rotterdam: 14010
• Emmen: 140591
• uw gemeente: 14 + netnummer van uw regio
Overzicht: klik hier
Controle, beheersbaarheid en risicobeheersing
Toch blijft er een ongerust gevoel knagen... Wat als mijn internetverbinding uitvalt? Is een vaste lijn als fallback niet tóch verstandiger? Uiteraard moet u die connectiviteit kiezen waarbij u zich plezierig voelt: een ongerust gevoel is geen basis voor plezierig werken!
Wij beamen als eerste dat een goede internetverbinding noodzakelijk is: geen internet is geen internettelefonie. Wilt u te allen tijde on-line zijn, zorg dan voor een betrouwbare provider (bv. XS4ALL) en/of overweeg de aanschaf van een tweede breedbandverbinding als fallback van de eerste. U kunt twee verbindingen bundelen met een speciale router (bv. DrayTek Dual WAN routers).
Echter: wat is uw kwetsbaarheid? Stel dat uw internetverbinding eruit ligt. Uw kantoorpand of woning is dan niet meer op internet aangesloten. De telefooncentrale op locatie is dat echter nog wel. Als u de centrale zo heeft ingesteld dat deze naar een ander nummer (vast of mobiel) doorschakelt, dan blijft u dus gewoon bereikbaar.
· Gratis bellen naar andere CallVoIP-nummers! ·
· behoud uw huidige telefoonnummers ·
· voicemail-to-email: uw voicemail gratis in uw mailbox ·
